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Über die Kanzlei und die Idee hinter den Formularen

Die Rechtsanwaltskanzlei Heil wurde im April 2021 in der Königstraße 9, 89407 Dillingen eröffnet.

Den Schwerpunkt hat die Kanzlei in der Beratung von verkehrsrechtlichen, baurechtlichen, reiserechtlichen und verwaltungsrechtlichen Mandaten.

Von Anfang wurde die Kanzlei möglichst digital aufgebaut und so werden Akten rein digital und sicher geführt und abgelegt. Dokumente und Anlagen werden sofort eingescannt und digital abgelegt und sind so jederzeit und unkompliziert abrufbar. Das hat den riesigen Vorteil, dass Mandaten jederzeit und unkompliziert über den aktuellen Sachstand informiert werden können und nicht erst die Papierakte gesucht werden muss um dann das letzte Schreiben herauszusuchen, dann erst einzuscannen und zu versenden oder noch langsamer in einem Briefumschlag zu stecken und per Post zu verschicken.

Gerade im Bereich des Verkehrsrechts und des Reiserechts wiederholen sich Sachverhalte und Situationen immer wieder.

Zum Beispiel:

Ihr habt euer Fahrzeug auf dem Parkplatz abgestellt. Dummerweise verursacht der Schädiger beim Ausparken einen Remplerschaden. Der Schaden liegt bei 1.500,00 €. Die Rechtslage ist absolut klar. Ihr tauscht Versicherungsdaten aus. Die Polizei wird nicht gerufen, weil der Schädiger den Unfall sofort zugibt.

Bisher läuft die Unfallregulierung so ab:

Der/Die Mandant/in ruft in der Kanzlei an. Er bekommt alle Mandatsunterlagen zugeschickt inklusive dem Unfalldatenbogen:

https://recht-heil.de/wp-content/uploads/2021/07/Unfallaufnahmebogen.pdf

Der Mandant füllt diesen aus, schickt ihn digital an die Kanzlei und die Kanzlei pflegt händisch alle Daten ins System ein und trägt dann händisch alle Daten in das Anspruchsschreiben ein und schickt dieses an die Versicherung. Dieser Ablauf ist grundsätzlich immer der gleiche (soweit kein komplexer Sachverhalt z.B. mit Personenschäden). Das Ganze ist schon recht effizient und schnell. Jeder Anspruch wird innerhalb von maximal 48 Stunden angemeldet.

Mein Ziel ist es aber Arbeitsabläufe für die Mandanten immer noch bequemer, noch transparenter, angenehmer und vor allem schneller zu gestalten.

Die Frage ist also, wie bekommt man diese Arbeitsabläufe effizienter?

Das geht aus meiner Sicht nur mit Digitalisierung.

Das Idee hinter Formularen wurde also relativ schnell geboren. Dank einer Erweiterung der Kanzleiinternen IT (an dieser Stelle auch ein großes Lob und Danke an den Hersteller meiner Kanzleisoftware) können die Arbeitsabläufe nun viel schneller realisiert werden. Dazu kommen digitale Entwicklungen in der Versicherungsbranche wie z.B. die „FastLane“ des deutschen Anwaltvereins was eine digitale Schnittstelle mit den Versicherungen darstellt und eine datensichere Kommunikation ähnlich einer einfachen Email eröffnet.

Der Ablauf ist nun wie folgt: Das Mandat wird voll über die Webseite ausgefüllt und dann über den „Senden“-Button an die Kanzlei geschickt. Meine interne IT erhält eine Meldung, dass ein neues Mandat vorliegt und übernimmt alle Daten vollautomatisch und über wenige Klicks wird automatisch eine Akte angelegt und das Anspruchsschreiben erstellt. Es entfällt nahezu die komplette händische Einpflegearbeit. Das bedeutet, dass ein Mandat in wenigen Minuten bis zum ersten Anspruchsschreiben abgewickelt werden kann. Damit wird das erste Anspruchsschreiben unproblematisch noch am Tag der Einsendung voll digital abgeschickt.

Der Vorteil für Mandanten liegt klar auf der Hand. Das Mandat wird digital ausgefüllt und damit rollt alles sofort los. Der Mandant erhält innerhalb weniger Stunden eine Kopie seines Anspruchsschreibens und weiß, dass sich um seinen Fall gekümmert wird. „Vorbei“ sind die Zeiten in denen der Mandant noch zur Kanzlei fahren muss. Die Zeit kann der/die Mandant/in dann für schönere Dinge benutzen.

Ich freue mich auf euer Feedback und dass ich diesen Service nun anbieten kann.

Euer Rechtsanwalt Alexander Heil